1.2 成本控制是项目管理信息化重点,团相关部门领导通过信息平台可实时掌握全团生产、经营、民生动态

项目是建筑施工企业最基础的业务单元,是以单体项目为对象,以工程项目的工期、质量、安全、文明施工、成本等目标为主要内容的生产组织管理。项目管理的过程就是整体分解和结合统一的过程。项目管理的突出特点是项目本身作为一个组织单元,围绕项目需求来组织资源,避免了资源的闲置和浪费,“用最少的人干最多的事”。项目管理一般是采用矩阵型的组织结构,可以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化,并能根据项目生命周期各个阶段的具体需要,适时调整组织的配置,以保障工作和组织的高效、经济运行。为了提高我公司项目管理水平和成本控制能力,作为信息化系统的重要组成部分,公司信息管理部从2003年8月选择了与中国建筑科学研究院下属软件公司PKPM协同开发了上海市安装工程有限公司项目管理系统,目前已进入了项目组试点阶段。

今年,第一师十团投资200万元建设以立足生产、经营、管理与生活四个方面,涉及农田管理、灌溉管理、农机管理、农业生产管理、病虫害监测、集群指挥调度、预算管理、项目管理、社区管理、农资进销存、农产品管理、员工经济管理、员工结算信息管理、员工多媒体查询系统等14项内容。

1 项目管理信息化的重要性

信息化平台的建设有利于员工在领用生产物资、交售农产品时,可通过刷卡或手机办理业务,还可得到实时短信告知,也可在自助查询机上查询到成本、测产、收入、合同、政策法规、公示栏等信息,实现现代化的“员工明白卡”。

1.1 项目管理遇到的问题

团相关部门领导通过信息平台可实时掌握全团生产、经营、民生动态,可与历史同期或社会同等水平进行纵、横向的比较分析,决策更加客观和科学。

在实际工作中我们往往发现,有的项目已经施工一段时间了,但图纸还没有完成,为了避免造成项目延期,于是在没有预算的情况下材料和人工就已经到位并进行施工,个别项目甚至在工期进行到了将近一半都无法得到完整的图纸。长此以往,会对以后的项目进行造成无法估量的损失。为此我们制定了许多的制度和管理方法来控制项目成本,但是这些刚性的规章制度在实施过程中执行不力。既然依靠员工自身无法推行,所以就需要一套成熟的系统的信息化工具来执行,通过电脑来规范这些过程,目的是使项目的整个过程更加透明、规范、科学,从而达到有效控制项目成本的目的。

基层单位业务人员通过信息平台能够快捷、及时、有效的实现上报农情、制定计划、下达指令,指导本单位生产经营,并制定相应的措施。

1.2 成本控制是项目管理信息化重点

该团5连报帐员施路路说:“信息平面很方便快捷,当天上报的信息能够及时更新,方便查询,数据更准确。”

在项目管理中成本控制是最大的问题也是公司和项目部所最重视的,其中材料成本在整个项目成本中占的比重约为80%,能否对材料进行有效的管理可以说是项目资金运作的关键。还有,例如:施工任务书的编制,很多项目不按照要求进行人工结算,而将“领料”作为结算人工的方式,然后再根据“结算”的结果重新制作施工任务书。这种“以领代耗”的方式一直是项目管理中一个长期存在的弊病。由此造成的结果是管理流程严重颠倒,原本管理思想中的“事先控制”俨然变成了“事后汇总”。

项目管理软件开发的重点就在于控制成本,主要有以下几点:

①控制工程直接成本:材料成本、人工费、机械费。

②加强质量管理,控制质量成本。质量成本是指项目为保证和提高产品质量而支出的一切费用,降低这一部分的费用同样可以大大提高成本控制能力。

③组织连续、均衡有节奏地施工,合理使用资源,缩短工期、降低成本。

④加强项目资料的及时整理,不但可以降低工程竣工期的资料处理时间,而且可以在遇到纠纷时及时索赔,从而降低成本。

1.3 提高员工管理能力,规范施工体系

在许多项目中,项目经理会发现项目部的员工工作自觉性不够,其实这也是有许多方面原因造成的。其中就包括项目部成员对于项目进行情况不了解,导致了项目工作人员不知道近期要做什么,这样就加重了项目经理的工作量,同时让业主觉得施工情况比较混乱。推行项目管理信息化,就是为了通过软件规范项目管理的各个分部分项,明确告诉项目实施人员应该做什么和必须做什么。整个信息化的目的就是让公司项目管理理念形成一种统一的模式,而管理方法又可以多样化,也可以说是公司在施工过程中的企业文化。当公司在完成信息化项目管理后,在工作中员工可以通过相应的辅助手段清楚地明确当前的工作内容和工作目标。而当项目部所有的人都明确了工作后,项目经理也可以有更多的时间处理其他事务,这样同样可以减少生产成本、提高效益,并且树立公司规范管理的形象。

2 项目管理系统软件

2.1 项目管理软件设计开发理念

项目管理是一个复杂的多方位的行为活动,项目管理是由一条主线流程和多条支线流程所组成的。一个项目的运作除了材料、人员的管理,还有大量的计划进度以及资料、表单。这些工作虽然不需要太多的技术,却也同样地繁琐和重要。对这些工作,我们设置了相应的工作模块,提供了详实的数据资料和各类表单。将原来的大量文字材料和表格整合为一个个简单明了的模块。

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